LES CONSEILS D’ADMINISTRATION PASSENT A L’ERE NUMERIQUE : EQUITY LANCE SON SERVICE “ LEADING BOARDS ”

Paris, le 23 septembre 2014 – EQUITY, leader des solutions de gouvernance et de gestion juridique pour les grandes entreprises, annonce la signature d’un partenariat avec Leading Boards pour dématérialiser les Conseils d’Administration et les Instances. Avec Leading Boards, EQUITY dispose désormais d’une gamme complète de solutions complémentaires sécurisées et couvre tous les besoins en matière de Gouvernance d’entreprise.

Composé de plusieurs membres – une dizaine pour les Sociétés Anonymes mais bien plus pour certains organismes publics et associations – le Conseil d’Administration ou de Surveillance est un organe essentiel des entreprises, associations et autres organisations. Il se réunit plusieurs fois par an et ses décisions impactent durablement la vie de ces organismes et celle de toutes les parties prenantes.

En France, l’organisation d’un Conseil d’Administration requiert de suivre une procédure précise, de la convocation des membres à la rédaction du procès-verbal et sa distribution. Une opération dont la gestion peut s’avérer compliquée et coûteuse.

Avant-hier, le secrétaire convoquait les membres, leur adressait la documentation papier indispensable à la tenue du Conseil, puis souvent récupérait lesdits documents confidentiels pour les détruire. Il arrivait que ces éléments soient modifiés entretemps et certains membres de Conseils ont ainsi reçu plusieurs ramettes de papier à chaque envoi. Quantité de documents confidentiels ont voyagé plusieurs fois à travers le monde. Une logistique lourde, nécessitant le recours à des services de distribution rapide et une organisation sans faille pour assurer la confidentialité des échanges et l’arrivée à bon port de chaque envoi. Un tel processus ne permettait pas l’ajout de dernière minute d’une quelconque information sans compter les risques de perte ou de fuite.

Hier, les Conseils d’Administration ont été tentés par Internet, mais le manque de sécurité les a fait reculer. En transit sur le web ou téléchargés sur les ordinateurs des membres, les documents pouvaient être dérobés et les informations confidentielles se retrouver à la portée de tous. L’arrivée du cloud computing n’a pas permis de régler la question.

Nombre de Conseils d’Administration et de comités français en sont finalement restés à la version papier, malgré le coût et la lourdeur du processus.

Aujourd’hui, avec Leading Boards, une voie nouvelle s’ouvre à eux, celle de la dématérialisation. Au sein d’un portail web, les supports d’information papier sont remplacés par des fichiers informatiques permettant aux membres de disposer d’un accès permanent à toute la documentation et également aux archives des réunions, le tout stocké sur des serveurs sécurisés, certifiés ISO 27001 basés en France, donc hors d’atteinte du Patriot Act.

Il n’y a plus d’âge pour utiliser les nouvelles technologies, surtout depuis l’avènement des tablettes tactiles. Conçue de façon simple et conviviale, la plateforme est accessible à tous et met à disposition des membres tout le matériel et les outils nécessaires pour exercer leurs devoirs de diligence et prendre des décisions éclairées. Des fonctionnalités intuitives comme des notes manuscrites, soulignements et notes Post-it offrent une nouvelle expérience du numérique pour mieux préparer les réunions.

La sécurité des données stratégiques ainsi que leur accessibilité rapide et aisée permettent une gestion plus productive et plus économique des Conseils et Instances.

« Aujourd’hui, une grande partie des groupes du CAC 40, tout comme des entreprises majeures en Europe, en Afrique du Nord et au Moyen Orient exploitent notre suite logicielle Visual pour une bonne gouvernance juridique » indique Yves Garagnon, PDG d’EQUITY. « Désormais, nous améliorons davantage leur efficacité opérationnelle en leur proposant de dématérialiser leurs Conseils et comités et nous sommes heureux de leur présenter la solution Leading Boards. »

« Preuve de la complémentarité de nos solutions respectives et de la nécessité d’un système fiable et pratique pour l’organisation des Conseils et comités, des groupes français de renom – Vinci, Eutelsat, Eurazeo et Rexel – ont déjà adopté Leading Boards » souligne Jean-Marc Félio, Fondateur et Président de Leading Boards. « La plateforme est accessible à tout moment, même en mobilité. Elle offre de nouvelles ressources aux organisateurs qui peuvent, en quelques clics, réaliser toutes les opérations d’organisation et de gestion d’un Conseil, et ce, en toute sécurité pour les données confidentielles et stratégiques »

Un livre blanc sur « la gouvernance au quotidien : comment dématérialiser le Conseil d’Administration » est disponible sur le site www.LeadingBoards.com.

À propos de Leading Boards

Depuis 2008, Leading Boards apporte une réponse innovante aux nouveaux défis de gouvernance des Conseils d’administration et des Instances.

La solution multi-plateforme, conviviale et sécurisée, a été choisie et approuvée par de nombreuses organisations : des acteurs du CAC 40 aux associations à but non lucratif en passant par les PME, universités ou organismes gouvernementaux.

Leading Boards accompagne la transition numérique des Conseils et s’impose comme la référence des solutions de gouvernance dématérialisées.

Plus d’informations sur le site Internet www.LeadingBoards.com

À propos d’EQUITY

Éditeur et intégrateur de logiciels depuis près de vingt ans, EQUITY offre une gamme complète de solutions et de services dédiés à la Gouvernance d’entreprise dans les domaines juridiques, financiers et du contrôle interne. L’offre d’EQUITY comprend :

• Des solutions collaboratives de gouvernance juridique telles que Visual Scope pour le pilotage des holdings et des filiales, ou encore Visual Sign pour la gestion des délégations de pouvoirs.
• Une solution dématérialisée de soutien à la gouvernance des Conseils d’Administration et des Instances avec la plate-forme intuitive et conviviale Leading Boards.
• Des services de datarooms électroniques permettant l’échange de données sensibles de manière sécurisée et confidentielle, avec l’offre DiliTrust.

Reconnu pour son savoir-faire et son expertise pointue dans son domaine, EQUITY s’engage chaque jour auprès de ses clients dans plus de 40 pays pour accompagner leurs dirigeants dans l’atteinte de leurs objectifs en termes de conformité aux règlementations, d’efficacité opérationnelle, de transparence et de communication juridique et financière.

Plus de la moitié des entreprises du CAC 40 ainsi que des groupes majeurs en Europe et au Moyen-Orient font confiance à EQUITY : Accor, BNP Paribas, Capgemini, EDF, Eurazeo, GDF Suez, Pernod Ricard, Renault, Rexel, Safran, Société Générale, Veolia Environnement, Vivendi…

Plus d’informations sur le site Internet www.equity.fr

Contacts :

EQUITY
Les Collines de l'Arche
76, route de la Demi-Lune
92057 Paris La Défense Cedex – France